Vuosituhannen alussa tein graduani, jonka tiimoilta
vierailin useammassakin arkistossa. Aiheeni käsitteli 1800-lukua, ja sain
tutkia erästä hyvin neitseellistä arkistokokonaisuutta, josta löytyivät niin
pöytäkirjat kuin niiden luonnokset ja konseptipaperitkin. Tällaisia arkistoja
harvemmin päätyy arkistoasiakkaan käsiin.
Oletko koskaan ajatellut, miten arkistokokonaisuudet
syntyvät? Jos arkisto olisi kaikkien organisaation asiakirjojen ja tietojen
varasto, se näyttäisi hyvin toisenlaiselta kuin arkisto, joka on
arkistoammattilaisen päämääränä. Varasto sisältäisi kaiken kaikesta eikä
oleellisen tiedon löytäminen olisi välttämättä helppoa tai mahdollista. Sama
tieto saattaisi olla varastossa moneen kertaan hyllytettynä.
 |
| Turun kaupungin ympäristötoimialan maaliskuisen hävittämispäivän satoa. (Kuva: Erja Mesikämmen) |
Oikea arkisto ei ole sattumanvaraisesti koostettu varasto,
vaan se syntyy suunnitellusti. Kansallisarkiston ohjauksessa sinne päätyvät
pysyvästi säilytettävät asiakirjat, joissa on kiteytettynä oleellinen tieto.
Tällaisia asiakirjoja voivat olla esimerkiksi pöytäkirjat, vuositilastot tai
organisaation omat julkaisut. Muille asiakirjoille annetaan pidempiä tai
lyhyempiä säilytysaikoja, joiden päätyttyä ne hävitetään. Säilytysajat perustuvat muun muassa lainsäädäntöön ja ilmenevät arkistoa koskevasta suunnitelmasta, arkistonmuodostussuunnitelmasta.
Paperiaineistojen aikana hävittäminen on ollut välttämätöntä tilakustannusten takia. Jatkossa tieto on yhä enemmän digitaalisessa muodossa, mikä aiheuttaa toisenlaisia säilytyskustannuksia. Siitä huolimatta useampi tieto säilyy jatkossa ikuisesti eikä tietoja poisteta järjestelmistä. Sähköisestä varastosta tietoa on kuitenkin helpompi löytää kuin paperisesta vastaavasta, sillä tietoa voidaan etsiä metatiedoin ja erilaisin teknisin apuvälinein (esimerkiksi tekstintunnistamisohjelmilla). Jatkossa arkisto ja varasto voivat siis olla aikaisempaa lähempänä toisiaan, mutta voimme silti hallita tietoa uusin keinoin.
Erja Mesikämmen
Turun kaupunki, Ympäristötoimiala
