Terveiset korkeakouluharjoittelijalta! Olen aloittanut
harjoittelijana Etelä-Suomen aluehallintovirastossa kesäkuun alussa ja jatkan syyskuun
loppuun asti. Harjoitteluni aikana olen työskennellyt Lounais-Suomen
aluehallintoviraston arkistossa ja kirjaamossa. AVIssa eri aihealueiden asioita käsittelevät vastuualueet, kuten esimerkiksi ympäristölupien, työsuojelun tai opetus- ja kulttuuritoimen vastuualue. Viraston arkiston toiminta kuuluu hallinto- ja kehittämispalvelujen vastuualueen alaisuuteen.
Arkistossa säilytetään pysyvästi ja määräaikaisesti säilytettäväksi luokiteltua aineistoa. Arkistossa on AVIn aineistojen lisäksi vanhempaa lääninhallituksen aikaista materiaalia. Arkiston aineistoon sisältyy muun muassa eri tyyppisiä kanteluita, oikaisuvaatimuksia, lupa- ja hakemusasiakirjoja sekä EU-hanke-asiakirjoja. Osa AVIssa käsiteltävistä asioista on luonteeltaan salassa pidettäviä ja käyttörajoitettuja. Tutkimusluvalla myös salassa pidetyn aineiston tarkastelu on joissakin tapauksissa osittain mahdollista.
 |
| Lounais-Suomen aluehallintoviraston päätearkistossa paperi on pääosassa, mutta käsittelyyn tulevan uuden aineiston osalta AVI on vuonna 2017 siirtynyt sähköiseen säilytykseen. |
AVI panostaa digitaalisuuteen ja virasto onkin siirtynyt vuonna 2017 käsittelyyn tulleen aineiston osalta sähköiseen säilytykseen. AVIen arkistoissa on vielä kuitenkin myös runsaasti pelkästään analogisessa muodossa olevaa aineistoa, kuten lääninhallituksien asiakirjoja. Vanhemman aineiston digitointi tulee tapahtumaan osana laajempaa valtiotason hanketta. Siirtymä sähköiseen säilytykseen on siis jo käynnissä. Arkiston toimintaan kuuluu lisäksi aktiivista tietopalvelua niin sisäisille kuin ulkoisille asiakkaille.
Eero Tanhuanpää,
Etelä-Suomen aluehallintovirasto
