Arkistoalan koulutus Turussa

Turun yliopisto ja Åbo Akademi ovat tarjonneet vuodesta 2006 humanistisesti painottunutta ja kaksikielistä arkistoalan koulutusta. Vuodesta 2014 opiskelijat ovat päässeet suorittamaan entistä monipuolisempia Arkistoalan ja asiakirjahallinnan maisteriopintoja, jotka valmistavat työskentelemään historiallisissa ja kulttuuriperintöä säilyttävissä arkistoissa, yrityksissä, julkishallinnossa ja kaikenlaisten organisaatioiden jokapäiväisessä asianhallinnassa. 

Vaikka arkistot ja niiden lähdeaineistot tulevat tutuiksi jo kandivaiheen opinnoissa, eivät arkistoalan teoreettiset keskustelut, käsitteet ja haasteet kuitenkaan kuulu jokaisen humanistin opintoihin. Työ arkistoalalla on nykyään todella monipuolista ja laaja-alaista osaamista vaativaa, joten siihen erikoistuvaa koulutusta todella tarvitaan.

Opiskelijat tutustuvat opintojensa aikana kansainväliseen arkistotieteen kirjallisuuteen. Kuva: Taina Saarenpää

Opiskelijat aloittavat opintonsa perehtymällä arkistoalan peruskäsitteisiin, alkaen siitä mitä arkistolla ja asiakirjalla tarkoitetaan, sekä suomalaisten arkistojen toiminnan periaatteisiin. Teemme myös vierailuja nähdäksemme millaisia ovat esimerkiksi yliopiston arkistot, kaupungin arkistotoimi sekä yrityksen arkisto. Opintojen aikana ihmettelemme muun muassa sitä, mitä arkistoista puuttuu, kuka päättää mitä arkistossa säilytetään, kuinka arkistojen toiminnasta ja aineistoista pitäisi kertoa kävijöille ja käyttäjille sekä kuinka digitaalisuus muuttaa arkistoja ja arkistonhoitajan työtä.  

Sähköisten aineistojen kanssa toimiessa myös teknologian tuntemisesta on hyötyä. Yhteistyö Turun yliopiston Tulevaisuuden teknologioiden laitoksen kanssa tarjoaa opiskelijoille tilaisuuden oppia ymmärtämään teknologian tuomia mahdollisuuksia ja luo valmiuksia yhteistyöhön IT-alan ammattilaisten kanssa. Myös lainsäädännön tuntemus on yhä tärkeämpää ja esimerkiksi julkisuuslaki, hallintolaki ja arkistolaki on syytä tuntea, jotta avoimuudesta, tietoturvasta ja kansalaisten oikeuksista voidaan pitää hyvää huolta. Lainsäädännön kiemuroita on ihmetelty yhdessä oikeustieteen asiantuntijoiden kanssa.

Meiltä valmistuva arkistoalan ammattilainen on kuitenkin aina ennen kaikkea humanisti. Katsomme arkistoja, niiden aineistoja ja roolia yhteiskunnassa historian- tai kulttuurientutkijan silmin pohtien kulttuuriperinnön merkitystä sekä tuntien ja ymmärtäen suomalaista yhteiskuntaa sekä sen historiallisia ja kulttuurisia taustoja. 

Yksi opintojen tärkeimpiä osia on yhteensä kuuden kuukauden mittainen työharjoittelu, jossa opittua pääsee soveltamaan alan ammattilaisten ohjauksessa. Niinpä kaikki opiskelijat valmistuvatkin meiltä oman alan työkokemusta kerryttäneinä ja valmiina tositoimiin.  Maisteriopinnoista valmistuneen nimikkeenä voi olla esimerkiksi arkistonhoitaja, tietopalvelusihteeri, asiakirjahallinnan suunnittelija tai arkistopäällikkö. Opinnot ovat erinomainen pohja myös tutkijan uralle.

Lisätietoa arkistoalan ja asiakirjahallinnan maisteriopinnoista löytyy osoitteesta www.utu.fi/arkistoala 


Taina Saarenpää

Kirjoittaja on Arkistoalan ja asiakirjahallinnan maisteriopintojen yliopisto-opettaja Turun Yliopistossa

Miten arkisto syntyy?

Vuosituhannen alussa tein graduani, jonka tiimoilta vierailin useammassakin arkistossa. Aiheeni käsitteli 1800-lukua, ja sain tutkia erästä hyvin neitseellistä arkistokokonaisuutta, josta löytyivät niin pöytäkirjat kuin niiden luonnokset ja konseptipaperitkin. Tällaisia arkistoja harvemmin päätyy arkistoasiakkaan käsiin.

Oletko koskaan ajatellut, miten arkistokokonaisuudet syntyvät? Jos arkisto olisi kaikkien organisaation asiakirjojen ja tietojen varasto, se näyttäisi hyvin toisenlaiselta kuin arkisto, joka on arkistoammattilaisen päämääränä. Varasto sisältäisi kaiken kaikesta eikä oleellisen tiedon löytäminen olisi välttämättä helppoa tai mahdollista. Sama tieto saattaisi olla varastossa moneen kertaan hyllytettynä.

Turun kaupungin ympäristötoimialan maaliskuisen hävittämispäivän satoa. (Kuva: Erja Mesikämmen)

Oikea arkisto ei ole sattumanvaraisesti koostettu varasto, vaan se syntyy suunnitellusti. Kansallisarkiston ohjauksessa sinne päätyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat, joissa on kiteytettynä oleellinen tieto. Tällaisia asiakirjoja voivat olla esimerkiksi pöytäkirjat, vuositilastot tai organisaation omat julkaisut.  Muille asiakirjoille annetaan pidempiä tai lyhyempiä säilytysaikoja, joiden päätyttyä ne hävitetään. Säilytysajat perustuvat muun muassa lainsäädäntöön ja ilmenevät arkistoa koskevasta suunnitelmasta, arkistonmuodostussuunnitelmasta.

Paperiaineistojen aikana hävittäminen on ollut välttämätöntä tilakustannusten takia. Jatkossa tieto on yhä enemmän digitaalisessa muodossa, mikä aiheuttaa toisenlaisia säilytyskustannuksia. Siitä huolimatta useampi tieto säilyy jatkossa ikuisesti eikä tietoja poisteta järjestelmistä. Sähköisestä varastosta tietoa on kuitenkin helpompi löytää kuin paperisesta vastaavasta, sillä tietoa voidaan etsiä metatiedoin ja erilaisin teknisin apuvälinein (esimerkiksi tekstintunnistamisohjelmilla).  Jatkossa arkisto ja varasto voivat siis olla aikaisempaa lähempänä toisiaan, mutta voimme silti hallita tietoa uusin keinoin.

Erja Mesikämmen
Turun kaupunki, Ympäristötoimiala

Digitaalisen takana – arkistonkäyttäjän näkökulma

Tapanani on herätä aamulla aikaisin ja aloittaa arkistotyöskentely jo kahvikupposen äärellä. Kirjautuminen Kansallisarkiston sivuille aamutuimaan tuo päivään mukavasti pituutta ja tehokkuutta. Joinakin aamuina tämä ei vain onnistu. Tarvitsemiani asiakirjoja ei löydy Digitaaliarkistosta! 

Tämän kirjoituksen tarkoituksena on herättää arkistojen käyttäjät huomaamaan, että kaikki lähdemateriaali ei suinkaan ole saatavilla sähköisesti, ainakaan vielä. Itse olen käyttänyt fyysisesti 30 vuoden ajan tutkimuksissani pääasiassa Kansallisarkiston Turun yksikköä ja Turun kaupunginarkistoa, sillä tutkimuskohteenani on usein Turku. Koska tutkimukseni keskittyvät lähinnä 1500- ja 1600-lukuihin, olen täysin Digitaaliarkiston ja muihin siihen verrattavien palveluiden pauloissa, mitä tulee esimerkiksi Helsingissä ja Tukholmassa säilytettäviin ja jo digitoituihin aineistoihin! Tässä esittämäni seikat pätevät myös muihin Kansallisarkiston toimipisteisiin ja kaupunginarkistoihin.

Turun raastuvanoikeus tuomitsi Grels Valkiapään kuolemaan varkaudesta 17.12.1624. Kaupunginkirjuri piirsi Turun kaupunginarkistossa säilytettävään pöytäkirjaan piilukirveen tuomion kohdalle. Kansallisarkiston pöytäkirjasta kirves puuttuu. (Turun kaupunginarkisto, Raastuvanoikeuden pöytäkirja BI a 1, 57.)

Mainiona esimerkkinä siitä, mitä digitoidun aineiston takaa löytyy, ovat Turun raastuvanoikeuden pöytäkirjat. Kansallisarkistossa säilytettävä sarja, joka lähetettiin aikanaan Turun hovioikeuden tarkastettavaksi, on käytettävissä Digitaaliarkistossa Ruotsinajan loppuun. Turun kaupunginarkiston sarja, jota voi lukea vain kyseisessä arkistossa, poikkeaa tietenkin arkistotunnuksiltaan ensin mainitusta, mutta sisältää myös hieman eri tietoja siihen verrattuna. Tämä sarja oli tarkoitettu raadin omaan käyttöön ja siihen kirjattiin myös sellaisia tietoja, joita ei merkitty hovioikeudelle lähetettyyn kopioon. Osa asioista koski kaupungin omaa hallintoa, joten niitä ei tarvinnut tarkastuttaa hovissa. Esimerkiksi osaa yksityishenkilöiden taloudellisista oikeusjutuista on turha etsiä digitoidusta materiaalista. Tutkijan tulee huomata, että näiden sarjojen sivunumerointikaan ei siten ole sama.

Turun kaupunginarkistossa on raastuvanoikeuden pöytäkirjojen lisäksi laajoja asiakirjakokonaisuuksia, jotka olisivat tutkijoille hyödyllisiä, mikäli niitä vain käytettäisiin. Kaupunginhallinnon liiteasiakirjoilla on helppo saada lisätietoja varsinaiseen pöytäkirjaan suppeasti merkitystä päätöksestä. Esimerkiksi käsityöläisten arkistot ovat helppokäyttöisiä ja niistä on mahdollista rakentaa vaikka yksityisen mestarin elämäkerta.

                                                                                                    

Ruotsin valtakunnan Merioikeus vuodelta 1667 kuuluu esimerkiksi Kansallisarkiston Turun toimipisteen Kruunusarjaan, joka sisältää annetut asetukset 1600-luvun puolimaista lähtien. Sarjasta voi seurata vaikkapa palkollisten aseman kehitystä tai metsänkäytöstä annettuja määräyksiä. (Kansallisarkisto, Turku. Kruunusarja.)

Valtion viranomaistoiminta on tuottanut runsaasti sellaisia asiakirjoja, jotka kuvailevat tarkoin yksilöiden toimintaa ja tilaa. Näistä esimerkiksi lääninhallinnon, poliisin ja köyhäinhoidon arkistot ovat lähes kokonaan digitoimatta. Erityisesti 1800-luvulta lähtien niiden anti tutkimukselle on aivan välttämätön.

Arkistojen kokoelmissa on myös runsaasti kirjallisuutta, joka ryydittää omaa työskentelyä. Kaikki haluavat kuvittaa tutkimuksensa, olkoon se sitten suppea tai laaja. Digitoimattomat arkistoasiakirjat ovat mainio kuvituksen lähde. Varsinkin niihin sisältyvät liitteet ovat antoisia. Niissä on käsin piirrettyjä ja maalattuja sekä painettuja kuvia, jotka lisäävät tutkimusten mielenkiintoa. Kirjansitojamestareiden valmistamat kirjojen kannet taas ovat taideteoksia jo itsessään. Tässä tutkijalla on vain mielikuvitus rajana.

KIRJOITTAJA: Veli Pekka Toropainen
KUVAT: Veli Pekka Toropainen

Kirjoittaja on FT, Turun yliopiston Suomen historian oppiaineen tutkija, Suomen Sukututkimusseuran tutkijajäsen ja aikakauskirja Genoksen toimittaja.