Seurakuntayhtymän projekti todistaa, että digitoinnista hyötyvät kaikki

Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän kirkonkirjojen ja perhelehtien digitointi aloitettiin vuonna 2011, ja digitointi on uusintakuvauksissa olleiden aineistojen tarkistusta vaille valmis. Digitointi liittyy Kirkkohallituksen vuonna 2008 aloittamaan projektiin, jonka tavoitteena on saada kaikkien Suomen evankelisluterilaisten seurakuntien manuaaliset kirkonkirjat ja perhelehdet digitoitua ja liitettyä ne sähköiseen jäsentietojärjestelmään. Seurakunnat ja seurakuntayhtymät vastaavat itsenäisesti digitoinnin toteutuksesta ja kustannuksista. Digitoinnin tulisi valmistua vuoden 2017 loppuun mennessä.

Kirkkohallituksen määräysten mukaisesti seurakuntayhtymässä on digitoitu sen kaikkien kymmenen seurakunnan kirkonkirja-aineistoja – muun muassa rippi- ja muuttokirjat, kastettujen, vihittyjen ja kuolleiden luettelot sekä perhelehdet – vuodesta 1860 vuoteen 2005, jolloin siirryttiin sähköiseen jäsentietojärjestelmään. Keskusrekisterissä säilytetään kirkonkirjoja noin 1880-luvulta alkaen, joten seurakuntayhtymä digitoi myös useita Kansallisarkiston Turun yksikössä säilytettävää kirkonkirjaa. Kuvaukset teki ulkopuolinen yritys, ja digitoituja kuvia kertyi reilut 600 000.

Digitoituihin aineistoihin on pääsy ainoastaan keskusrekisterin työntekijöillä, mikä selittyy aineiston arkaluonteisilla tiedoilla. Asiakkaat, niin virkatodistuksia viranomaistarkoituksiin tarvitsevat kuin sukututkijatkin, hyötyvät kuitenkin digitoinnista. He voivat tulevaisuudessa tilata kaikki tarvitsemansa virkatodistukset yhdestä seurakunnasta, jonka virkailijat saavat valtakunnalliset oikeudet käyttää kaikkien seurakuntien digitoituja aineistoja, aiemman jokaisesta seurakunnasta erikseen tilaamisen sijaan. Digitointi hyödyttää lisäksi seurakuntien virkailijoita, sillä tiedonhaku sähköisiä aineistoja käyttäen nopeutuu. Lisäksi alkuperäisten kirkonkirjojen ja perhelehtien säilyvyys on paremmin turvattu, kun niitä ei tarvitse enää päivittäisellä käytöllä rasittaa.

Hanna Ruohonen,
Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymä

KUVA: Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymä / Digitoituja kirkonkirjoja.