Siirtolaisuusinstituutti välittämässä arkisto-osaamista Yhdysvaltoihin ­– suuri siivu San Franciscon alueen amerikansuomalaista kulttuuriperintöä odottaa järjestäjäänsä

Kaleva Hall. Berkeley, Kalifornia, USA. Kuva: www.finnishhall.org/

Emeritusjohtajamme Ismo Söderling vieraili maaliskuun lopulla Yhdysvaltain Kalifornian osavaltion Berkeleyn kaupungissa sijaitsevassa seuraintalossa, jonka Yhdistyneiden Suomalaisten Kalevan Veljesten ja Sisarten paikallisyhdistys nro 21 (”Lodge #21”) rakennutti jäsentensä kokous- ja ajanviettotilaksi v. 1932. Edelleen yhdistyksen omistuksessa olevan Kaleva -”haalin” kellarissa säilytetään yhdistyksen kirjastoa, joka sisältää paitsi laajan valikoiman amerikansuomalaista kirjallisuutta, myös runsain mitoin yhdistyksen toiminnan johdosta syntynyttä ainutlaatuista arkistoaineistoa (mm. pöytäkirjat, jäsenrekisteri, valokuvat) useiden vuosikymmenien ajalta.

Aineistojen kohtalo on juuri nyt ajankohtainen, sillä vuosikymmenien ajan niiden hallinnoinnista vastannut Harry Siitonen (s. 1926) poistui keskuudestamme toukokuun alussa. On luultavaa, että Siitosen mukana hävisi paljon niin hiljaista kuin äänekästäkin tietoa aineistojen sisällöistä ja keskinäisistä yhteyksistä. Lisäksi rakennuksessa on suunniteltu laajan remontin toteuttamista lähitulevaisuudessa, minkä johdosta suurin osa yhdistyksen kirjaston aineistoista makaa tällä hetkellä pahvilaatikoihin pakattuna. Materiaalien päätearkisto on yhdistyksellä alustavasti selvillä, mutta ennen mahdollista siirtoa Hancock, Michiganissa sijaitsevan Finnish-American Heritage Centerin arkistoon on materiaali dokumentoitava perusteellisesti. Se edellyttää asianmukaista seulontaa, järjestämistä, kuvailua ja luettelointia. Tässä kohtaa Siirtolaisuusinstituutti entisen johtajansa aloitteesta tarjosi auttavaa kättä. Söderling käytti yhden vierailupäivistään yhdistyksen aineistojen inventoimiseen ja evaluoimiseen, minkä seurauksena kaikki aineistot osineen jaoteltiin säilytysarvoa kuvaaviin kategorioihin.

Johtaja emeritus Söderling aloittelemassa paperisavottaansa. Kuva: Kirsti Bellows

Söderling laittoi työn hyvälle alulle ja hänen suosituksestaan Siirtolaisuusinstituutti allekirjoittaneen toimesta ryhtyi etsimään arkistoalan osaajaa, jolla olisi valmiuksia suhteellisen lyhyellä varoitusajalla ottaa vastaan rapakon takainen arkistohaaste majoitus- ja matkakorvauksia vastaan. Ensimmäinen taho, johon otin yhteyttä, oli Turun yliopistojen yhteinen arkistoalan ja asiakirjahallinnan opinto-ohjelma. Ja heti tärppäsi: tätä kirjoittaessani olemme saaneet alustavan ilmoittautumisen opintojensa loppupuolella olevalta henkilöltä, joka pääsee aloittamaan järjestämistyön lokakuussa.Näin toimii arkistoyhteistyö Turussa!

 Jarno Heinilä

Arkistonhoitaja

Siirtolaisuusinstituutti 

(Blogiteksti on muokattu artikkelista, joka on ilmestynyt alunperin Siirtolaisuus-Migration -lehden numerossa 2/2017) 

Miten arkisto syntyy?

Vuosituhannen alussa tein graduani, jonka tiimoilta vierailin useammassakin arkistossa. Aiheeni käsitteli 1800-lukua, ja sain tutkia erästä hyvin neitseellistä arkistokokonaisuutta, josta löytyivät niin pöytäkirjat kuin niiden luonnokset ja konseptipaperitkin. Tällaisia arkistoja harvemmin päätyy arkistoasiakkaan käsiin.

Oletko koskaan ajatellut, miten arkistokokonaisuudet syntyvät? Jos arkisto olisi kaikkien organisaation asiakirjojen ja tietojen varasto, se näyttäisi hyvin toisenlaiselta kuin arkisto, joka on arkistoammattilaisen päämääränä. Varasto sisältäisi kaiken kaikesta eikä oleellisen tiedon löytäminen olisi välttämättä helppoa tai mahdollista. Sama tieto saattaisi olla varastossa moneen kertaan hyllytettynä.

Turun kaupungin ympäristötoimialan maaliskuisen hävittämispäivän satoa. (Kuva: Erja Mesikämmen)

Oikea arkisto ei ole sattumanvaraisesti koostettu varasto, vaan se syntyy suunnitellusti. Kansallisarkiston ohjauksessa sinne päätyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat, joissa on kiteytettynä oleellinen tieto. Tällaisia asiakirjoja voivat olla esimerkiksi pöytäkirjat, vuositilastot tai organisaation omat julkaisut.  Muille asiakirjoille annetaan pidempiä tai lyhyempiä säilytysaikoja, joiden päätyttyä ne hävitetään. Säilytysajat perustuvat muun muassa lainsäädäntöön ja ilmenevät arkistoa koskevasta suunnitelmasta, arkistonmuodostussuunnitelmasta.

Paperiaineistojen aikana hävittäminen on ollut välttämätöntä tilakustannusten takia. Jatkossa tieto on yhä enemmän digitaalisessa muodossa, mikä aiheuttaa toisenlaisia säilytyskustannuksia. Siitä huolimatta useampi tieto säilyy jatkossa ikuisesti eikä tietoja poisteta järjestelmistä. Sähköisestä varastosta tietoa on kuitenkin helpompi löytää kuin paperisesta vastaavasta, sillä tietoa voidaan etsiä metatiedoin ja erilaisin teknisin apuvälinein (esimerkiksi tekstintunnistamisohjelmilla).  Jatkossa arkisto ja varasto voivat siis olla aikaisempaa lähempänä toisiaan, mutta voimme silti hallita tietoa uusin keinoin.

Erja Mesikämmen
Turun kaupunki, Ympäristötoimiala